17 grudnia minął termin wdrożenia przez Polskę unijnej dyrektywy dotyczącej ochrony sygnalistów. Do tej pory polski ustawodawca nie uchwalił jednak ustawy regulującej kwestii sygnalistów oraz związanych z nimi procedur. Czy to oznacza, że dyrektywa nie obowiązuje, a przedsiębiorcy mogą odetchnąć z ulgą? Nie do końca! Polski ustawodawca przygotował już projekt ustawy, który w każdej chwili może trafić do sejmu i zostać poddany procedowaniu. Zatem w następstwie uchwalenia ustawy przedsiębiorca może mieć niewiele czasu, żeby wprowadzić jej założenia w swojej firmie – standardowe vacatio legis wynosi bowiem tylko 14 dni. Warto zatem zainteresować się kwestią sygnalistów już teraz!
Kim jest sygnalista i dlaczego należy go chronić?
Osoby pracujące dla danej organizacji często jako pierwsze zauważają funkcjonujące w niej nieprawidłowości czy naruszenia prawa, które mogą być szkodliwe dla interesu publicznego. Natomiast w obawie przed działaniami odwetowymi (np. zwolnieniem) mogą one powstrzymać się od ich zgłaszania odpowiednim instytucjom. Z tego powodu pojawiła się konieczność wprowadzenia odpowiednich regulacji, które zapewniłyby skuteczny poziom ochrony sygnalistów, a więc osób zgłaszających potencjalne naruszenia.
Warto podkreślić, że w rozumieniu dyrektywy sygnalistą jest każda osoba, która dokonuje zgłoszenia związanego z organizacją, w której jest zatrudniona lub związana zawodowo. W szczególności sygnalistami mogą być:
1. pracownicy organizacji (zatrudnieni na umowę o pracę jak i na podstawie innych umów cywilnych np. zlecenia czy dzieła),
2. przedsiębiorcy współpracujący z organizacją,
3. akcjonariusze i członkowie zarządu,
4. stażyści i wolontariusze.
Dyrektywa dopuszcza również sytuację, w której sygnalistą może być osoba ubiegająca się o prace w danej organizacji (jeśli informacje o naruszeniu uzyskała podczas procesu rekrutacji czy negocjacji umowy) oraz były pracownik, który uzyskał informacje o naruszeniu w trakcie obowiązywania stosunku pracy.
Co ważne, organizacją, której dotyczy obowiązek wdrożenia może być zarówno prywatne przedsiębiorstwo jak i placówka publiczna.
Procedura sygnalisty w firmie – kiedy należy ją wdrożyć?
Co do zasady, osoba znajdująca się najbliżej problemu ma największe możliwości jego kompleksowego zbadania oraz wyeliminowania – dlatego dyrektywa zachęca sygnalistów do zgłaszania nieprawidłowości bezpośrednio do wiadomości organizacji. Znajduje to oczywiście zastosowanie do takiej sytuacji, w której sygnalista może oczekiwać, że organizacja sama poradzi sobie z danym naruszeniem oraz nie będzie „karać go” za dokonanie zgłoszenia. Natomiast sama organizacja powinna ułatwiać możliwość raportowania naruszeń. W tym celu dyrektywa o sygnalistach jak i projekt polskiej ustawy wskazują, że organizacja powinna wdrożyć wewnętrzne procedury, które umożliwią sygnalistom dokonywanie zgłoszeń na temat nieprawidłowości do bezpośredniej wiadomości organizacji z zachowaniem odpowiednich standardów m.in. ochrony danych czy poufności.
Dyrektywa nie narzuca obowiązku wprowadzania wewnętrznych kanałów raportowania naruszeń wszystkim organizacjom – obowiązek został nałożony tylko na przedsiębiorców z sektora prywatnego, którzy zatrudniają (niezależnie od rodzaju umowy) co najmniej 50 pracowników. Wyłączenie to nie dotyczy jednak organizacji z sektora publicznego np. szkół publicznych, jednostek policji czy urzędów. Muszą one zatem wdrożyć procedury niezależnie od liczby pracowników. Tutaj warto jednak zaczekać na ostateczne brzmienie ustawy – ustawodawca ma bowiem możliwość zwolnienia z obowiązku publiczne podmioty w określonych przypadkach, co uwzględnia obecny projekt ustawy.
Powyższe zwolnienie może również nie dotyczyć szczególnej kategorii podmiotów, które z uwagi na znaczące ryzyko wynikające z ich działalności muszą mieć zapewnione wewnętrzne kanały dla dokonywania zgłoszeń. Dotyczy to w szczególności podmiotów, których dotyczy ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Czy należy wdrażać procedury już teraz?
Brak ostatecznej wersji ustawy jest naturalną przeszkodą wdrażania procedur dotyczących sygnalistów. Sama dyrektywa jest bowiem tylko wskazówką dla ustawodawcy, jak docelowa ochrona sygnalistów powinna wyglądać. Natomiast nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników, a także podmioty publiczne już teraz powinny mieć na uwadze niniejszą dyrektywę. Zachęcamy zatem do śledzenia naszej strony, gdzie będziemy na bieżąco informować o postępach we wdrażaniu dyrektywy.
